SECRETAIRE MEDICALE - CGM POLE BSM - H/F
L'établissement
Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.
Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.
L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.
Le poste
Le CH Charles perrens recrute dès que possible un/e secrétaire médicale - CGM POLE BSM.
CDD 6 mois
Mission générale du poste :
- Assurer et organiser le secrétariat médical des différentes composantes du Pôle BSM dans le respect des règles institutionnelles.
- Saisie de l’activité
Activités principales :
Activités de secrétariat, consultations psychiatriques au CGM :
- Accueil des patients (en particuliers des patients à mobilité réduite)
- Organisation des transports sanitaires (VSL/ambulances) et gestion des bons de transports
- Gestion des plannings médicaux de consultation
- Cotation des actes (actes EDGAR, enregistrement des diagnostics principaux et associés)
- Courriers médicaux, prises de RDV
- Certificats médicaux de soins sans consentement
- Tenue du dossier patient
- Participation à l’archivage des dossiers
Activités administratives et de secrétariat : taches afférentes aux soins sur toutes les Unités fonctionnelles intra-hospitalières
- Activités de reprographie, assurer l’approvisionnement des documents papiers dans les 4 Unités de soins
- Gestion des documents relatifs aux mesures spécifiques
- Accueil, orientation, permanence téléphonique et correspondance écrite auprès des patients et des professionnels.
- Interface entre les patients, les partenaires, les proches aidants et les professionnels, entre les différentes équipes et les médecins.
- Réception des demandes et constitution des dossiers patients, recherche d’informations
Complémentaires si nécessaire.
- Gestion, traitement et suivi des courriers, comptes-rendus, dossiers et documents médicaux (dont les certificats pour SPDRE, SPDT etc.). Tenue du calendrier des documents et certificats
- Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes-rendus médicaux
- Conformément aux règles et procédures en vigueur notamment en termes de tenue du dossier minimum commun :
- Constitution, tenue, archivage et numérisation des dossiers patients.
- Saisie informatique des données et de l'activité.
- Contribution à la délivrance de renseignements d'ordre général, dans son domaine de compétence
- Participation à la gestion et réception des commandes en lien avec les cadres de santé (matériel et fournitures).
- Participation aux réunions de service et saisie des comptes rendus de réunion
- Travail en collaboration avec les secrétariats et les autres professionnels du pôle.
- Participation à la démarche qualité.
- Formation des stagiaires dans son domaine de compétence
Profil recherché
Diplôme et/ou qualification :
- Baccalauréat
- Diplôme de Secrétariat Médico-Social
Connaissances :
- Compétences dactylographiques et sténographiques (courriers médicaux).
- Maîtrise de l'outil informatique :
- Logiciels : Hôpital Manager, Pack Office, Open Office, Word, Excel, Power Point, logiciels de l’établissement, logiciel de transports sanitaires Speedcall…)
- Recherche internet
- Outils Intranet et internet
- Bureautique
- Connaissances du vocabulaire médical et psychiatrique
- Connaissances juridiques : réglementation, droit des patients
- Sensibilité aux pathologies psychiatriques et au handicap.
- Avoir ou acquérir des connaissances des établissements conventionnés (liste à mettre à jour)
- Avoir ou acquérir une connaissance des organisations de travail des équipes (notamment des effectifs et des capacités d’accompagnement soignant) pour une bonne coordination et assurer l’annulation du RDV le cas échéant
Savoir être :
- Être intègre et respectueux de la déontologie.
- Respecter la confidentialité et le secret professionnel
- Être rigoureux et responsable.
- Être ponctuel
- Avoir le sens de l'accueil et capacités de communication (partage et diffusion des informations).
- Être autonome et avoir le sens de l'initiative.
- Avoir des capacités relationnelles et l'esprit d'équipe.
- S'inscrire dans une démarche de réflexion et de formation.
- Pouvoir coopérer avec l'ensemble des acteurs du service (médicaux, paramédicaux, socio-éducatifs...)
- Savoir s'inscrire dans un processus d'évolution et d'adaptation au projet médical du pôle.
- Pouvoir s’adapter aux situations
Savoir faire :
- Avoir des capacités d'organisation, de coordination et d'anticipation
- Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Faire preuve d'esprit d'initiative et de disponibilité
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail
- Hiérarchiser les activités du secrétariat.
- S'inscrire dans les démarches institutionnelles (ex : Démarche qualité, Droits du Patient…)
- Coopérer avec l’ensemble de l’équipe.
- Rendre compte de son activité
- Savoir organiser les RDV en fonction du planning et de l’activité des unités et du contexte institutionnel
Spécificités du poste :
- Poste en CDD pour une période de 6 mois
- Journée continue de 7h 45 (9H00 – 16h45 ou 9h45 – 17h30 sur le CGM) ou 9h30-17h15 sur l’ambulatoire)
- Horaires respectant les protocoles de l’établissement
- Congés à organiser avec les autres AMA du pôle garantissant une continuité
- Polyvalence géographique (CGM la majorité du temps)
- Respect des règles sanitaires de l’établissement
- Entretien annuel d'évaluation conduit par le responsable de pôle ou son représentant
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile