agent de gestion administrative - Pharmacie - Pole BSM - H/F
L'établissement
Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.
Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.
L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.
Présentation du service / unité :
La pharmacie du Centre Hospitalier Charles Perrens est une pharmacie à usage intérieur répondent aux besoins pharmaceutiques des personnes prises en charge par l'établissement, service ou organisme dont elles relèvent, ou au sein d'un Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) ou d'un Groupement de Coopération Sanitaire (GCS) dans lequel elles ont été constituées.
A ce titre, elle a pour missions :
« 1° D'assurer la gestion, l'approvisionnement, la vérification des dispositifs de sécurité, la préparation, le contrôle, la détention, l'évaluation et la dispensation des médicaments, produits ou objets mentionnés à l'article L. 4211-1, des dispositifs médicaux stériles et des médicaments expérimentaux ou auxiliaires définis à l'article L. 5121-1-1, et d'en assurer la qualité ;
« 2° De mener toute action de pharmacie clinique, à savoir de contribuer à la sécurisation, à la pertinence et à l'efficience du recours aux produits de santé mentionnés au 1° et de concourir à la qualité des soins, en collaboration avec les autres membres de l'équipe de soins mentionnée à l'article L. 1110-12, et en y associant le patient ;
« 3° D'entreprendre toute action d'information aux patients et aux professionnels de santé sur les produits de santé mentionnés au 1°, ainsi que toute action de promotion et d'évaluation de leur bon usage, et de concourir à la pharmacovigilance, à la matériovigilance, et à la politique du médicament et des dispositifs médicaux stériles mentionnée à l'article L. 6111-2 ;
« 4° S'agissant des pharmacies à usage intérieur des établissements publics de santé, d'exercer les missions d'approvisionnement et de vente en cas d'urgence ou de nécessité mentionnées à l'article L. 5126-8.
Ces missions peuvent être exercées par la pharmacie à usage intérieur pour son propre compte, et dans le cadre de coopérations, pour le compte d'une ou plusieurs autres pharmacies à usage intérieur.
La pharmacie de l’Hôpital Charles Perrens a aussi une partie Laboratoire. Elle dispose du matériel nécessaire aux prélèvements des patients et elle effectue la distribution du matériel dans les unités de soins. Ensuite les analyses sont traitées par le CHU de Bordeaux.
La pharmacie est ouverte du lundi au vendredi de 9h à 18h et le samedi de 9h à 13h.Elle est fermée les dimanches et les jours fériés.
L’équipe de la pharmacie est composée de 4 pharmaciennes, d’un cadre de santé, de préparateurs en pharmacie, d’un ouvrier hospitalier, d’un technicien hospitalier, d’agents de service hospitaliers et d’un agent de gestion administrative. Elle accueille également des internes en pharmacie ainsi que des externes en pharmacie
Le poste
Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e agent de gestion administrative en CDI à temps plein pour sa pharmacie relevant du Pôle BSM
Mission générale du poste :
L’agent d’administration assure la gestion des dossiers papiers et informatiques dans son domaine d’activité, pour faciliter le fonctionnement de son service et contribuer à l’atteinte des objectifs institutionnels.
Activités principales :
Renseigner les documents et suivre l’activité du service Pharmacie :
· Mise à jour des tableaux de bord du suivi spécifique (Dotations en produits de santé des unités de soins, PASS, les emprunts, la rétrocession, les gaz médicaux)
· Préparation des documents de travail divers (extractions pour les projets, pour les Commissions formations…)
· Communication de données statistiques en vue du rapport d’activité de la Pharmacie
Traiter les aspects administratifs et financiers via le logiciel DEMATIC ou HEXAGONE :
· Suivi des rétrocessions
· Suivi des gaz médicaux
· Suivi des répartiteurs d’officine (OCP)
Suivi des marchés hospitaliers des Produits de santé :
· Rechercher les marchés existants dans eEpicure et dans UNIHA
· Rechercher les pièces de marché nécessaires au service financier en vu du mandat
· Compléter les classeurs des diverses procédures
Archiver les documents en lien avec la réglementation :
· Factures
· Ordonnances PASS
· Addictologie
· Stupéfiants
· Gestetic
· Emprunt
· Conciliations
Assurer les fonctions de secrétariat du service :
· Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
· Accueil physique des intervenants, stagiaires et agents
· Prise de rendez-vous agendas
· Rédaction des courriers internes et externes
· Traitements et mises en forme des documents, rapports, courriers, fiches-procédures
· Gestion de la papeterie (LYRICO)
Gérer les aspects logistiques :
· Réservation des salles et matériels pour les Commissions et les formations en lien avec le service Pharmacie
Profil recherché
Diplôme et/ou qualification :
Emploi de catégorie C de la FPH adjoint administratif
Connaissances :
· Environnement Windows et outils bureautiques (Word, Excel, Open Office)
· Connaissance du logiciel DEMATIC,HEXAGONE, UNIHA (dont HERMES), ePICURE,PYTHEAS
· Organisation et fonctionnement interne de l’établissement et les différents rôles des acteurs
· Communication orale et écrite
Savoir être :
· Professionnalisme
· Ecoute, discrétion
· Réactivité
· Esprit d’équipe et de partage des informations avec ses collègues et la hiérarchie
· Esprit d’initiative et de créativité
· Sens de l’accueil et disponibilité
· Respect de l’organisation mise en place
· Organisation et méthodologie
· Rigueur
Savoir faire :
· Rendre compte de son activité et de celle du service à divers responsables hiérarchiques et fonctionnels
· S’exprimer aisément d’interlocuteurs divers et variés
· Rédiger et mettre en forme des documents selon les règles établies
· Classer et mettre à jour les dossiers
· Définir les priorités
· Désamorcer les situations difficiles : impatience, stress, agressivité...
· Construire et exploiter des tableaux de bords
· Identifier les informations communicables à autrui en respectant la discrétion professionnelle
· Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous
Spécificités du poste :
· Poste à temps plein
· Horaires de 8h30 à 16h15
· Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens.
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile