ASSISTANT MEDICO-ADMINISTRATIF - H/F

L'entreprise

Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.

Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.

L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.

Le poste

Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un Secrétaire Médicale (h/f) au sein de les unités d´admission relevant au Pôle UNIVA, à temps plein.

Mission générale du poste :

1. Gestion des rendez-vous

· Prise de rendez-vous/modification/annulation.

· Indication du rendez-vous dans la planification et dans le dossier patient informatisé.

· Préparation des enveloppes de rendez-vous.

· Réservation des transports via l’application Speedcall.

· Récupération des compte-rendu des précédentes hospitalisations, des comptes rendus des rendez-vous médicaux et numérisation dans le dossier patient informatisé.

2. Gestion administrative du parcours patient (admission/sortie et renseignements du DPI)

2.1 Gestion de l’admission

· Recueil des documents administratifs : CNI, mutuelle, attestation de droit sécurité sociale, médecin traitant, carte vitale, téléphone, mail, ou mise en lien avec la famille/les proches pour tenter de récupérer les informations ou les documents nécessaires.

· Contrôle de la sectorisation des patients dès l’admission.

· Remplissage du formulaire de « personne de confiance » (aux patients et familles), formulaire pour les photos (identitovigilance), chambre particulière pour les patients en Soins Libre.

· Prendre en photo les patients et ajouter le document dans le dossier patient informatisé (DPI).

· Numérisation des documents à intégrer dans le DPI (prescriptions, comptes rendus, courriers …)

· Participation à la bonne tenue du dossier papier.

· Gestion administrative des patients en hôpital de jour (mouvements sur DPI et actualisation des informations administratives).

2.2 Gestion des soins sans consentements (SSC)

· Gestion des certificats pour les sorties provisoires (SP) / rdv extérieurs / sorties à l’extérieur de l’unité.

· Contrôle de la conformité des documents relatifs à l’isolement/contention (pochette et transmissions Direction des Usagers).

· Suivi des retours et transmission à l’équipe, les médecins, et le Cadre de Santé.

2.3 Gestion de la sortie

· Vérification de la validation de la lettre de liaison, impression et remise au patient lors de la sortie définitive

· Gestion de l’enveloppe de sortie du patient avec les documents nécessaires.

· Lien avec les partenaires pour le suivi ambulatoire des patients hospitalisés (CMP, HAD, IDEL etc…)

· Lien avec mandataires de justice, aide a domicile …

· Gestion des questionnaires de satisfaction et transmission au service qualité.

· Maintien en alerte de l’équipe lors de réquisition judiciaire ou des dépôts d’argent lors des admissions pour les sorties définitives des patients.

3. Autres

· Gestion du tableau de bord de l’activité du service

· Dossier papier du patient scanné dans le DPI et transmis pour archive après la sortie définitive.

· Présence au staff et aux transmissions IDE afin de compléter les transmissions avec les dates de RDV, dernière actualité non médicale des patients.

· Prise de RDV avec les interprètes et organisation de la prestation, en lien avec les équipes soignantes.

· Prise en charge des fiches adressage/demande de prise en charge, aux différents partenaires.

· Gestion des demandes d’intervention technique via l’application Isilog (demandes et suivi).

· Gestion des stocks de formulaires divers et/ou bons de prescription.

· Participation à la gestion et réception des commandes en lien avec le cadre de santé (matériel et fournitures).

· Gestion de l’accueil téléphonique et physique sur une plage horaire définie, et gestion des demandes.

· Impression de documents d’informations ou renseignement des patients sur certains dispositifs du Centre Hospitalier Charles Perrens (PAD, MDU, plan du CH…).

· Participation aux réunions de service et saisie des comptes rendus de réunion en lien avec le cadre de l’unité.

· Participer à la dynamique au sein du pôle :

▪ Participer à la permanence des AMA sur le pôle,

▪ Soutenir la démarche qualité.

Profil recherché

Diplôme et/ou qualification :

· Baccalauréat Sciences Médico-Sociales.

· Diplôme de Secrétariat Médico-Social.

Connaissances :

· Principaux logiciels (Suite Microsoft Office et Open Office, Hôpital Manager).

· Bureautique, intranet/internet.

· Dactylographie.

· Connaissances détaillées du vocabulaire médical.

· Connaissances juridiques : réglementation, droit des patients.

· Connaissances sur les différents modes de soins sans consentement

· Acquisition de connaissances sur l’ensemble du réseau et des partenaires

Savoir être :

· Faire preuve de dynamisme et de réactivité,

· Sens des responsabilités, autonomie,

· Aptitudes à la communication avec les patients, les familles, le personnel soignant,

· Être à l’aise avec l’entretien en individuel et en groupe,

· Capacité au travail en collaboration,

· Capacité à intervenir auprès de plusieurs équipes pluridisciplinaires.

Savoir faire :

· Savoir se situer dans le respect de la confidentialité et du secret professionnel.

· Savoir communiquer et coopérer avec l'ensemble des équipes soignantes des unités d’admission, avec les équipes du service de la somatique et avec les intervenants extérieurs concernés,

· Être en capacité de communiquer de façon bienveillante et neutre avec les personnes prise en charge.

· Avoir des capacités d'organisation, de coordination et d'anticipation.

· Savoir promouvoir son activité et communiquer avec les partenaires de soins.

· Savoir travailler en collaboration avec les différents partenaires.

Spécificités du poste :

· Poste à temps plein basé sur le site du CH Charles Perrens Bordeaux

· Horaires fixes en journée du lundi au vendredi.

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ

Candidature facile