L’EHPAD d’Ambès est un établissement médico-social dont le budget comprend les sections hébergement, dépendance et soins. Il relève d’une procédure budgétaire pluriannuelle (EPRD / ERRD selon les cadres normalisés CNSA, PPI / PGFP) et est placé sous le contrôle des autorités de tarification (ARS et Conseil départemental).

L’équipe d’encadrement est composée de la directrice déléguée, du gestionnaire de site, de l’infirmier(ère) coordonnateur(trice) (IDEC) et du médecin coordonnateur. Un agent administratif complète l’équipe. La paie est externalisée auprès d’un prestataire. L’établissement s’appuie, le cas échéant, sur les services supports du Centre hospitalier Charles Perrens, le service du personnel du CHU et sur le groupement de coopération des EHPAD du département (GCSMS 33).

L'EHPAD D'Ambès recrute un Chargé de gestion financière et RH, en lien avec la direction et les partenaires internes et externes de l'EHPAD.

Activités principales :        

Élaboration et suivi budgétaire (EPRD / ERRD)

·        Élaborer l’EPRD : collecter les instructions budgétaires (FHF), calculer le budget du personnel (augmentations prévisionnelles, avancements d’échelon et de grade, transformations de poste, évolutions réglementaires), établir la simulation de paie annuelle, appliquer les augmentations retenues par la direction sur les autres groupes de dépenses et calculer les mesures nouvelles.

·        Évaluer les recettes sur la base des derniers GMP et PMP validés et du taux d’occupation probable.

·        Présenter l’EPRD aux instances (conseil d’administration), le transmettre avec ses annexes aux autorités de tarification avant le 31/10, participer à la discussion budgétaire avec le Conseil départemental et présenter l’EPRD exécutoire complet (PPI / PGFP) après notification de l’ARS.

·        Suivre le budget mensuel : suivre régulièrement les dépenses engagées, alerter la direction sur les dérapages possibles, établir les dépenses de personnel prévisionnelles, suivre le taux d’occupation et la projection des recettes.

·        Établir, si nécessaire, des décisions modificatives en cours d’exercice et les présenter en CSE et CA.

·        Élaborer l’ERRD : anticiper les écritures de fin d’exercice (provisions), calculer les charges à payer et les rattachements pendant la journée complémentaire, assurer la concordance entre le compte de gestion et la balance des comptes, établir l’ERRD via les cadres normalisés CNSA, contribuer au rapport et au bilan annuel et préparer la délibération sur l’affectation des résultats.

·        Transmettre l’ERRD, ses annexes et les délibérations avant le 30 avril (dépôt sur la plateforme CNSA, contrôle de légalité par l’ARS).

Plan pluriannuel d’investissement (PPI / PGFP)

·        Actualiser annuellement le PPI / PGFP et en assurer le suivi : collecter, avec le gestionnaire de site, les besoins en équipements et petits matériels auprès de l’IDEC et des professionnels logistiques, les valoriser et dresser le plan sur les cinq années à venir.

·        Présenter le plan en équipe de direction puis aux instances lors de la présentation budgétaire d’octobre.

·        Contrôler la saisie des investissements dans le logiciel dédié et vérifier les informations saisies (durée d’amortissement notamment).

Exécution comptable

·        Payer les factures aux fournisseurs.

·        Émettre les titres de recettes autres que la facturation des résidents.

Gestion administrative des ressources humaines

·        Préparer et vérifier la paie avec le prestataire de paie externalisée, assurer le mandatement et le transfert à la trésorerie, effectuer les déclarations liées à la paie (URSSAF, taxes sur salaires, etc.).

·        Participer aux recrutements : définir avec la direction et l’IDEC les besoins en recrutement permanent ou temporaire, calculer la reprise d’ancienneté, déterminer l’échelon de rémunération, réaliser les simulations de paie et rédiger les contrats de travail au vu des plannings.

·        Tenir à jour les dossiers individuels des agents : saisir les avis définitifs et éditer les décisions pour qu’elles soient prises en compte dans la paie.

·        Coordonner les prises de rendez-vous pour les entretiens individuels.

·        Recevoir et conseiller les agents, avec le gestionnaire de site (mutation, disponibilité, congés spécifiques, déroulement de carrière).

·        Instruire les dossiers de mise à la retraite via la plateforme CNRACL.

·        Superviser le suivi des compteurs des agents dans le logiciel GTT (assuré par l’IDEC) et suivre les heures utilisées par les représentants du personnel dans le cadre légal et réglementaire.

Fonctionnement institutionnel et appui à la direction

·        Participer aux réunions de direction hebdomadaires, aux temps de concertation avec les représentants du personnel et assurer le bon déroulement des instances (CA, CSE).

·        Contribuer aux échanges avec les autorités de tarification et aux éventuelles réponses aux appels à projet.

·        Assurer le secrétariat et l’accueil physique et téléphonique en l’absence de l’agent administratif.

Diplôme et/ou qualification : Diplôme de l’enseignement supérieur en comptabilité et gestion, dans le domaine de la finance et des ressources humaines.

Connaissances :

·        Procédure budgétaire et comptable des EHPAD : EPRD, ERRD, cadres normalisés CNSA, PPI / PGFP, décisions modificatives

·        Tarification des EHPAD : GMP, PMP, taux d’occupation, rôle de l’ARS et du Conseil départemental

·        Statut de la fonction publique hospitalière

·        Gestion de la paie (échelons, avancement, reprise d’ancienneté, charges sociales, déclarations URSSAF)

·        Réglementation relative aux congés, à la carrière, aux droits des agents et à la retraite (CNRACL)

·        Fonctionnement des instances (conseil d’administration, CSE) et droit syndical

·        Outils informatiques : logiciels financiers et de paie, GTT, plateformes CNSA et CNRACL, bureautique

 

Savoir être :

·        Sens des responsabilités

·        Discrétion

·        Sens de l’écoute

·        Capacité à gérer les conflits et les situations graves en toutes circonstances

·        Polyvalence

·        Capacité à fonctionner en mode projet

·        Rigueur dans la gestion des dossiers budgétaires et du suivi financier

·        Disponibilité et dynamisme

·        Aptitude au travail étroit et régulier avec la direction

Spécificités du poste:

·        Poste à temps plein

·        Décompte du temps de travail en jours (12 jours de RTT)

·        Astreintes administratives du lundi 17 heures au lundi suivant 8 heures, par roulement avec le gestionnaire de site et l’IDEC, selon le tableau de service

·        Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens.