Situé à Bordeaux, le Centre Hospitalier Charles Perrens est un hôpital de recours et de référence à l’échelle de la Nouvelle Aquitaine dans le domaine de la psychiatrie et de la santé mentale. Il assume une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche, en collaboration avec l’Université de Bordeaux et le CHU de Bordeaux avec lesquels il forme l’un des plus importants pôles hospitalo-universitaires de France.

Sa zone d’attraction s’étend sur la ville de Bordeaux, les communes de Bordeaux Métropole situées sur la rive gauche de la Garonne, et l'Ouest du département, de Lesparre à Arcachon. Il rayonne par ailleurs sur toute la région Nouvelle Aquitaine pour certaines activités dont il est le référent.

L'établissement est un acteur économique majeur de la métropole et de la région : 2 400 agents, un budget de 150 millions d'euros, une file active de près de 28 000 patients en croissance constante, et une capacité de 434 lits sur le secteur sanitaire, de 102 lits sur le secteur médico-social (EHPAD et MAS), 272 places d’hôpital de jour et 46 places d’HAD.

Le CH Charles perrens recherche dès que possible un/e assistant/e médico-administratif/ive à mi temps pour son unité GUSM relevant du pôle PUMA en CDD de 6 mois.

Mission générale du poste :

L'assistante médico-administrative occupe une fonction essentielle dans un service médical. Elle en assure l'interface.

Elle est l'interlocutrice privilégiée du médecin responsable de l'unité, de l'équipe soignante, des patients et des directions fonctionnelles de l'hôpital.

Elle tient un poste à responsabilités administratives (prises de rendez-vous des consultations du médecin responsable du pôle, accueil des patients prise en charge des appels téléphoniques...)

Elle assure et organise le secrétariat médical de l'unité de soins dans le respect des règles institutionnelles.

Ceci pourra être complété par les responsables hiérarchiques et fonctionnels du Pôle en fonction des spécificités du service.

Activités principales :

·         Prise de rendez-vous (accueil physique et téléphonique) et renseignement des usagers

·         Gestion des appels téléphoniques entrants, avec prise de renseignement administratif et clinique nécessaire à l’évaluation de la demande,

·         Gestion des tableaux de bord en lien avec leur activité,

·         Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes-rendus médicaux, publications médicales,

·         Organisation et participation aux réunions, rédaction des comptes-rendus,

·         Constitution de dossiers administratifs et médicaux des patients,

·         Gestion et classement des dossiers médicaux (contenu, codage, scan, archivage…),

·         Saisie informatique des actes médicaux,

·         Renseigner le patient sur les différentes démarches administratives.

 

Diplômes requis :

·         Bac Sciences Médico-Sociales

·         Diplôme de Secrétariat Médico-Social

Connaissances :

·         Principaux logiciels (Open Office…)

·         Bureautique, Intranet/Internet

·         Connaissances détaillées du vocabulaire médical.

·         Connaissances juridiques : différents modes d'hospitalisation en Psychiatrie (HL, SPDRE, SPDT), droits des patients.

Savoir être :

•         Respect de la confidentialité.

•         Respect du secret professionnel.

•         Coopérer avec l'ensemble des acteurs du service (médicaux, paramédicaux, socio-éducatifs…).

•         Communiquer (partage et diffusion des informations)

•         Appréhender le monde médical,

•         Aimer rendre service aux patients et rendre service au médecin,

•         Aimer être en contact avec le public,

•         Aimer le travail en équipe,

•         Accueillir les personnes physiquement et au téléphone,

Savoir-faire :

·         Avoir des capacités d'organisation, de coordination, et d'anticipation.

·         Constituer le dossier administratif et médical des patients,

·         Gérer le courrier

·         Savoir prendre des notes et faire des comptes rendus.

·         Gérer le planning des médecins,

·         Communiquer les informations,

·         Faire preuve d'esprit d'initiative et de disponibilité

·         S'inscrire dans les démarches institutionnelles (ex : Démarche qualité)

·         Gérer les fournitures et matériel de bureau du service.

Spécificités du poste :

•        Poste à mi-temps, sur le site du Porge prioritairement mais également du Centre Hospitalier Charles Perrens.

·         CDD 6 mois à pourvoir dès que possible.